Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi nowelizacją ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: „ustawa o KRS”), która weszła w życie dnia 15 marca 2018 roku, roczne sprawozdania finansowe przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: „Rejestr”) wraz z pozostałymi dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395, tj. ze zm.; dalej: „Ustawa o rachunkowości”), tj. sprawozdaniem z badania sprawozdania finansowego (jeśli jego sporządzenie jest konieczne), uchwałami dot. zatwierdzenia sprawozdania finansowego, uchwałą o podziale zysku albo pokryciu straty oraz sprawozdaniem Zarządu z działalności spółki (dotyczy jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 Ustawy o rachunkowości) od 15 marca 2018 roku należy składać w formie elektronicznej, za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości. Wnioski składane w tym trybie nie podlegają opłacie, a na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości znajdują się szczegółowe informacje dotyczące sposobu rejestracji w systemie oraz składania sprawozdań finansowych przez przedsiębiorców (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/).
Złożenie sprawozdania finansowego musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP:
a) osoby, która jest do tego uprawniona zgodnie z Rejestrem. Zgłoszenia może więc dokonywać co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze i która jest wpisana w tym Rejestrze jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, jako wspólnik spółki osobowej, jako syndyk lub likwidator;
b) jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki nie jest osoba fizyczna – podpis ten musi złożyć osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony jako członka organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby, syndyka, likwidatora wspólnika albo wspólnika ujawnionego do reprezentacji spółki osobowej.
Negatywna weryfikacja zgłoszenia przez system teleinformatyczny albo rezygnacja z dokonywania zgłoszenia oznacza konieczność przesłania wniosku drogą elektroniczną do sądu rejestrowego celem ujawnienia dokumentów finansowych za dany rok obrotowy. Taki wniosek podlega opłacie sądowej w kwocie 40zł oraz opłacie za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 100 zł.
Do dnia 30 września 2018 roku możliwe będzie składanie ww. dokumentów dotyczących zatwierdzenia sprawozdania finansowego w formie skanów. Autoryzacja następuje poprzez opatrzenie wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe będą natomiast sporządzane wyłączenie w formacie udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej (jednolity plik kontrolny) i podpisane elektronicznym podpisem lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, a następnie zgłoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Oświadczenia dotyczące adresów do doręczeń
Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, w przypadku rejestracji spółki lub zgłoszenia zmian w Rejestrze (niezależnie od tego, jakie elementy będą objęte wnioskiem) do wniosku o zmianę danych podmiotu należy dołączyć informację o adresach do doręczeń osób reprezentujących dany podmiot, likwidatorów i prokurentów. Jeżeli adres do doręczeń ww. osób znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.
Nowelizacja ustawy o KRS, w przypadku rejestracji spółki lub zgłoszenia zmian w Rejestrze, nałożyła na przedsiębiorców dodatkowy obowiązek w postaci konieczności dołączenia listy obejmującej nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. W sytuacji, w której wspólnikiem spółki jest osoba prawna, konieczne jest podanie imion, nazwisk oraz adresów do doręczeń członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej.
Do dnia 15 października 2019 roku, tj. w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, wszystkie Spółki mają obowiązek złożyć ww. adresy do doręczeń wraz z pierwszym wnioskiem składanym do Rejestru. Zmiany ww. danych będą powodowały konieczność aktualizacji informacji w Rejestrze poprzez złożenie zaktualizowanej listy.
Postępowanie przymuszające
Zmiana ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziła również modyfikację w zakresie przepisów dot. postępowania przymuszającego. W uzasadnionych przypadkach, w sytuacji stwierdzenia przez Sąd, iż osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy wyznaczając odpowiedni termin może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo, że braki w składzie zostały usunięte. Wezwań w przedmiotowym zakresie sąd rejestrowy będzie mógł dokonać pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych.
Akta rejestrowe
Od dnia 1 marca 2020 roku wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do Rejestru będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ponadto, akta rejestrowe podmiotów wpisanych do Rejestru od 1 marca 2020 roku będą dostępne tylko w postaci elektronicznej, również w zakresie przedsiębiorców, którzy zostali zarejestrowani w Rejestrze przed wejściem w życie nowelizacji.
Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych
Zgodnie z dokonaną nowelizacją, utworzono Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, prowadzone przez Krajową Radę Notarialną, gdzie będą przechowywane wypisy i wyciągi z aktów notarialnych. Po wejściu w życie przepisów nakładających obowiązek składania wniosków w sprawie zmiany danych podmiotu w Rejestrze wyłączenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (zmiany wejdą w życie z dniem 1 marca 2020 roku) akty notarialne stanowiące podstawę zmian objętych wnioskiem podmiotu będą udostępnianie przez Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. W konsekwencji, nie będzie obowiązku składania ww. aktów notarialnych w formie papierowej.