Podstawowym obowiązkiem instytucji obowiązanych jest stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego generalnie obejmujących: (1) identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości; (2) identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości albo ustalenia struktury własności i kontroli (a nie jedynie podjęcia działań w celu jego identyfikacji jak miało to miejsce na gruncie poprzedniej ustawy); (3) ocenę stosunków gospodarczych i – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru; (4) bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Nowa ustawa, nowe możliwości

Mimo, że aktualny katalog środków bezpieczeństwa w zasadzie pokrywa się z tym obowiązującym na gruncie „starej” ustawy, implementacja IV Dyrektywy AML* rozszerzyła możliwość powierzenia stosowania środków bezpieczeństwa przez instytucje obowiązane (m. in. poprzez dopuszczenie możliwości powierzenia bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych z klientem). Oznacza to, że instytucje obowiązane nie muszą samodzielnie mierzyć się z realizacją często skomplikowanych w praktyce obowiązków i mogą w odpowiednim zakresie korzystać z potencjału innych podmiotów na podstawie zawartej z nimi umowy np. agencyjnej lub outsourcingu.

Z kim zawrzeć umowę?

Krąg podmiotów mogących przyjąć na siebie stosowanie środków bezpieczeństwa jest w zasadzie otwarty. Mogą być to zarówno osoby prawne np. spółki z o. o., osoby nieposiadające osobowości prawnej np. spółki osobowe, a nawet osoby fizyczne, które będą działać w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanej. Warunkiem powierzenia musi być jednak zawarcie (koniecznie) pisemnej umowy z takim podmiotem. Z kontraktu tego musi wynikać, że strona, której powierzono stosowanie środków bezpieczeństwa będzie traktowana jako część  instytucji obowiązanej. W przeciwnym razie może okazać się konieczne skorzystanie z usług innej instytucji obowiązanej, a nie dowolnie wybranego podmiotu mimo posiadania przez niego odpowiednich zasobów. W przypadku klasycznego powierzenia środków bezpieczeństwa finansowego – taki podmiot nie musi być instytucją obowiązaną ani innym podmiotem zobowiązanym do wykonywania obowiązków z zakresu ustawy AML.

Przedmiot umowy

O tym, jakie środki bezpieczeństwa mogą zostać „przerzucone” na inny podmiot decyduje przedmiot działalności instytucji obowiązanej. W praktyce będą to określone w procedurze wewnętrznej tej instytucji środki bezpieczeństwa, które „technicznie” będą mogły zostać powierzone. W większości przypadków do najczęściej powierzanych środków będzie można zaliczyć ocenę stosunków gospodarczych oraz analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych klienta.

Odpowiedzialność

Powierzenie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego na inny podmiot nie zwalnia jednak instytucji obowiązanej z odpowiedzialności za zastosowanie przez nią środków bezpieczeństwa finansowego. Oznacza to, że w interesie instytucji obowiązanej jest odpowiedni wybór podmiotu, któremu powierzy stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. Powinien on dawać rękojmię prawidłowego wykonania wynikających z umowy obowiązków i dawać gwarancję „zdjęcia” z instytucji obowiązanej choć części powinności.

Nie tylko przepisy ustawy AML

Zasady powierzenia stosowania środków bezpieczeństwa finansowego pewnych kategorii instytucji obowiązanych są regulowane także w przepisach sektorowych, właściwych dla danej kategorii instytucji obowiązanej np. w prawie bankowym. Powyższe oznacza, że prawidłowe powierzenie środków bezpieczeństwa finansowego w drodze outsourcingu wymaga nie tylko spełnienia wymów ustawy AML, ale także właściwych dla danej instytucji obowiązanej przepisów sektorowych regulujących problematykę outsourcingu.

Możemy pomóc

Powierzenie stosowania środków bezpieczeństw finansowego, choć może być sposobem na realizację obowiązków instytucji obowiązanej, niesie za sobą wiele zagrożeń tak prawnych, jak i praktycznych dla obu stron umowy powierzenia. Zespół Kancelarii Kramer i Wspólnicy posiada konieczną wiedzę i doświadczenie gwarantujące odpowiednie zabezpieczenie interesu tak instytucji obowiązanej, jak i samego outsourcera w umowie powierzenia. Kancelaria oferuje także pomoc prawną w zakresie innych zagadnień ustawy AML. Osoby zainteresowane współpracą Kancelarią zachęcam do kontaktu.

* Dyrektywa Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE